Digitaal vergaderen met SharePoint

VoorkantDe afgelopen jaren zijn er vele artikelen verschenen met betrekking tot het onderwerp: “Digitaal vergaderen in SharePoint”. Microsoft leverde tot en met de SharePoint 2010 versie een standaard ‘vergadersjabloon’ mee, maar zijn daar vanaf versie 2013 mee gestopt. Voor vele organisaties was dat echter wel de eerste kennismaking met het digitaal managen van een vergadering. Microsoft zelf schreef hierover op hun productenblog dat men gebruikers van SharePoint en Office meer gebruik wil laten maken van de combinatie tussen Outlook, OneNote en SharePoint om vergaderingen digitaal te voeren. De functie van Outlook is vrij duidelijk, maar OneNote zal voor vele medewerkers op secretariaten wellicht nog niet ontdekt zijn tussen de Microsoft Office applicaties. In de basis komt het erop neer dat OneNote een notitieblok is die kan worden opgeslagen op een SharePoint locatie of OneDrive. Hierdoor is de inhoud van het notitieblok met anderen te delen en kan er beter worden samengewerkt. In sommige scenario’s is dit een prima oplossing.

Een zeer groot nadeel van OneNote is echter dat de informatie op een ongestructureerde wijze wordt opgeslagen. Dit betekent dat er grote discipline nodig is om ervoor te zorgen dat formele vergaderingen telkens op exact dezelfde wijze worden getoond aan de vergader deelnemers. Een ander groot nadeel dat OneNote geen koppelingen kent met andere SharePoint onderdelen zoals taaklijsten en documentbibliotheken.
afbeelding-1
Organisaties zijn genoodzaakt om afscheid te nemen van de SharePoint 2010 meeting workspaces aangezien SharePoint 2010 niet meer ondersteund wordt. In SharePoint 2013, 2016 en Office365 is dit sjabloon niet meer aanwezig.

Waarom digitaal vergaderen met SharePoint? Naast SharePoint zijn er vele apps te vinden in de appsstore van Apple en Android die het mogelijk maken om vergaderstukken en agenda’s digitaal te delen met leden van een overleg. Het grootste nadeel van veel van deze apps is dat deze feitelijk een documentenomgeving creëren naast de bestaande SharePoint omgeving. Documenten moeten dan van de ene omgeving naar de andere omgeving worden gekopieerd. Daarnaast gebeurt het regelmatig dat een vergadering een onderdeel is van bijvoorbeeld een project waarbij ook projectdocumenten worden geproduceerd. Uiteindelijk wil je alle relevante informatie bij elkaar terug zien vanuit één veilige locatie en niet willen zoeken in verschillende apps. De SharePoint gedachte is: “werken vanuit één veilige centrale database”. Met name om deze reden leent SharePoint zich dus uitstekend om vergaderstukken te delen. Alle deelnemers kijken naar, en werken immers vanuit dezelfde informatie.

 

OneNote en SharePoint?

Zoals hierboven reeds geschreven neemt OneNote volgens Microsoft een belangrijk plek in. OneNote en SharePoint hebben eigenlijk een haat-liefde verhouding met elkaar. SharePoint is gericht op vaste structuren en patronen, terwijl OneNote de gebruiker alle vrijheid geeft om een eigen invulling te geven aan de inhoud van een notitieblok. Een OneNote notitieblok wat je met een team wilt gebruiken om samen te brainstormen en wat je dus opslaat op een SharePoint omgeving waar je ook officiële documenten en taken bijhoudt kan een gouden combinatie zijn.

Voor vergaderingen is dat niet altijd het geval. Zeker de meer formele vergaderingen kennen in de regel een vaste structuur. Ook notulen zijn dan onderhevig aan het feit dat ze uniform opgemaakt en archiefwaardig moeten zijn. Het volledig open en vrije karakter van OneNote schiet voor dit doeleinde dus veelal te kort.

Vergaderen met SharePoint: welke onderdelen heb ik nodig? Een vergadering bestaat in de regel uit de volgende onderdelen:

  • Een vergaderdatum
  • Agendapunten
  • Taken
  • Besluiten
  • Notulen

Nu is het relatief eenvoudig om in SharePoint een teamsite te maken en daarop de desbetreffende lijsten en bibliotheken te installeren. Wat dan echter ontbreekt is de samenhang tussen bovenstaande onderdelen. Een agendapunt is veelal verbonden met een datum, en een document weer met een agendapunt. Idealiter zou je alle informatie welke bij een agendapunt hoort in één overzicht willen zien. Standaard kun je in SharePoint met filters werken, maar dan moet je dus achteraf aangeven bij welk agendapunt een specifiek document hoort. Dit is niet alleen onhandig, maar ook nog eens foutgevoelig. Daarnaast wordt het een steeds lasterige opgave aangezien het aantal agendapunten en documenten in de loop der tijd enorm zal toenemen.

 

De evolutie van het nieuwe SharePoint vergadersjabloon

De afgelopen jaren ben ik veelvuldig betrokken geweest bij het inrichten van digitale vergaderomgevingen op basis van SharePoint. Tijdens deze projecten kwamen de volgende vanuit de diverse organisatie veelvuldig naar voren:

  • Er is behoefte aan een uniform vergadersjabloon voor de gehele organisatie. Iedereen moet op dezelfde manier kunnen werken.
  • Het sjabloon moet aan te passen zijn aan specifieke eisen en wensen van de organisatie. Geen organisatiecultuur is hetzelfde. Het opnemen van specifieke eisen en wensen is een must.
  • Documenten en andere informatie moet worden opgeslagen op de eigen server locatie. Het verplaatsen van bedrijfsgevoelige informatie naar een externe App / andere (cloud)dienst is niet wenselijk.
  • Het sjabloon moet kunnen worden opgenomen in de eigen SharePoint omgeving. Dit moet zowel online als on-premise kunnen, ongeacht de SharePoint versie. (standaard of Enterprise)

Uiteindelijk hebben de ervaringen, welke zijn opgedaan tijdens de verschillende projecten, geresulteerd in een sjabloon die aansluit bij de eisen en wensen van vele klanten.

De oplossing zoals deze nu is gerealiseerd is volledig gebaseerd op standaard SharePoint functionaliteit zonder dat daarbij aanvullend maatwerk geïnstalleerd hoeft te worden. Er worden geen aanpassingen gedaan aan standaard masterpages of andere bestanden. Alleen specifieke opmaak en functionaliteiten worden aangeroepen vanuit een meegeleverd CSS bestand(cascading style sheet) en een query bestand, die in de siteactiva worden opgeslagen.

afbeelding-2
Vergadersjabloon voor SharePoint 2013, 2016 en online.

 

De hoofdfunctionaliteiten van het Arrix vergadersjabloon

Gebruikersinterface:

  • Er is speciale presentatie weergave die is geoptimaliseerd voor weergave op een beamer of TV scherm.
  • Er is standaard een gebruikers- en een beheerders weergave.
  • De gebruikers zien standaard een landingspagina die de eerstvolgende agenda en andere relevante informatie toont.
  • De gebruiker ziet in een lijst een overzicht van alle eigen ingebrachte agendapunten.

Hoofdfunctionaliteiten:

  • Er kunnen repeterende agenda’s met vaste hoofdpunten worden gemaakt.
  • Daarnaast kunnen er vaste en variabele sub punten worden toegevoegd aan de agenda.
  • Aan een agendapunt kunnen documenten, taken en besluiten worden gekoppeld.
  • De leden kunnen hun eigen agendapunten toevoegen. Deze kunnen vervolgens worden goedgekeurd door de beheerder alvorens ze definitief op de agenda komen.
  • Notulen kunnen ten tijde van de vergadering direct worden vastgelegd bij het desbetreffende agendapunt. Vervolgens kunnen de notulen na afloop van de vergadering in één keer naar Word kunnen worden geëxporteerd.

Video met uitleg basis functies

Klik hier voor meer informatie

De toekomst van SharePoint

De toekomst van SharePoint

Op woensdag 4 mei j.l. vond er in San Francisco een Microsoft evenement plaats
met de naam: ‘ The Future of SharePoint ’.Tijdens dit evenement is bekend gemaakt welke
nieuwe ontwikkelingen op stapel staan voor het samenwerkingsplatform en Office 365 van Microsoft.

De cijfers

Meer dan 200.000 organisaties maken gebruik van SharePoint waarbij zij ondersteuning ontvangen van ruim 50.000 partners. 1 miljoen ontwikkelaars zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een $ 10 miljardecosysteem met betrekking tot specifieke oplossingen. Met een leeftijd van 15 jaar heeft
SharePoint de tand des tijdsdoorstaan en vele veranderingen op het gebied van ICT innovatie overleefd. De stap naar de cloud onder de Office 365 paraplu is daarbij wellicht nog de grootste stap geweest. Het beste moet echter nog komen volgens Microsoft.

SP1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

“We are continuing to advance SharePoint, OneDrive and the entire Office 365 service in ways that
make productivity even more collaborative, intelligent, mobile and trustworthy.” —Satya Nadella

De topman van Microsoft heeft het volste vertrouwen in de toekomst en is van mening dat dit product,  in combinatie met Office 365, een van de belangrijkste pijlers voor de toekomst van het bedrijf op het gebied van cloud zal blijven. Daarbij moet meteen worden gezegd dat ondanks het feit dat Microsoft op het gebied van nieuwe SharePoint functionaliteiten een ‘cloud first’ strategie hanteert, de on-premise variant van SharePoint zeker niet vergeten zal worden.De nieuwe SharePoint 2016 versie is op het moment van schrijven beschikbaar gekomen voor organisaties. Nieuwe onderdelen die in de online Office 365 variant stapsgewijs worden uitgerold zullen via ‘feature packs’ beschikbaar komen voor de on-premise variant.

SharePoint Mobile App

Eén van de belangrijkste nieuwsfeiten is de lancering van een heuse SharePointApp voor Android, iOS en Windows smartphones. Met deze app moet het mogelijk worden om alle intranet functionaliteiten die SharePoint standaard te bieden heeft op een gebruikersvriendelijke manier
te ontsluiten naar een smartphone. Hierdoor heeft de SharePoint gebruiker alle benodigde informatie altijd voorhanden ongeacht de locatie. De App wordt in mei 2016 als eerste beschikbaar gesteld voor de iPhone (iOS) en in de daaropvolgende maanden voor Android en Windows phone.

SP2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Het mobiele en intelligente intranet

Met de nieuwe App zal het mogelijk worden om informatie wat is opgeslagen in Office365 op een snelle en mobiel-gebruikersvriendelijke manier te ontsluiten naar smartphones. Dat is een onderdeel waar Microsoft tot op heden zelf geen goede oplossing voor had. Met de komst van een volwaardige app zal het voor bedrijven die gebruik maken van Office365 en SharePoint eenvoudiger worden om alle relevante informatie binnen handbereik te hebben. Sites en pagina’s zullen standaard de beschikking krijgen over betere opmaak mogelijkheden om belangrijke informatie uit te lichten. Informatie en sites zullen op een dynamische manier worden getoond aan de gebruiker.

Bekijk hier de video van Andy Haon met betrekking tot de nieuwe App.

SharePoint Home

Een volledig nieuwe Office 365 SharePoint startpagina zal de komende maanden worden uitgerold naar alle klanten. Deze nieuwe pagina heeft een verbeterde weergave van alle sites die gevolgd worden door de gebruiker. Tevens zijn in de site-tegels meteen de laatste updates te lezen van de desbetreffende sites. Deze vernieuwde weergave heeft de mogelijkheid om zowel de online als de on-premise omgeving te tonen in het geval er sprake is van een hybride installatie.

SP&

Moderne team sites

De teamsite is altijd al het hart geweest in SharePoint als het gaat om samenwerken. Het is ongetwijfeld het meest gebruikte standaard SharePoint sjabloon. Daarnaast is het in de regel ook de eerste site die de gebruikers zien na activatie van een nieuwe SharePoint omgeving aangezien de eerste sitecollectie standaard is aangemaakt op basis van het teamsite sjabloon. Een teamsite stelt een team van mensen in staat om documenten onderling uit te wisselen. Enige tijd geleden heeft Microsoft de ‘groups’ functionaliteit toegevoegd aan Office365. Hiermee kunnen gebruikers snel en eenvoudig zelf een gedeelde mailbox, agenda en documentenbibliotheek maken om samen te werken aan een klein project of een evenement organiseren. Microsoft gaat deze twee functionaliteiten samenvoegen in de nieuwe versie van de teamsite. Naast deze bundeling zal ook de grafische weergave van de teamsite stevig worden aangepakt. Een nieuwe aantrekkelijke teamsite homepage zal betere opmaak mogelijkheden te bieden hebben voor de gebruikers zodat zij zelf snel een aantrekkelijk ogende pagina kunnen maken die ook volledig responsive is.

SP4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Microsoft Flow en PowerApps

SharePoint lijsten geven de gebruiker de mogelijkheid om samen te werken en informatie centraal op te slaan. Met de komst van Microsoft Flow en PowerApps kan deze data worden gebruikt in Apps die specifiek voor een bepaald doeleinde binnen de organisatie worden gebouwd. Deze Apps kunnen direct worden uitgerold zonder tussenkomst van de iOS en Android appstores. Ook kan informatie uit andere softwarepakketten worden gecombineerd. Hierdoor kunnen organisaties krachtige op maat gemaakte apps creëren voor de in gebruik zijnde tablets en smartphones. Deze Apps zijn multi-platform (IOS, Android, Windows) en kunnen desgewenst ook vanaf bijvoorbeeld een teamsite worden gestart. Met Microsoft Flow kunnen werkstromen worden gebouwd die niet alleen gebruik maken van SharePoint data, maar ook gegevens uit andere softwarepakketten kunnen verwerken.

SP5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Roadmap mobiel en intelligent intranet 2016

De volgende nieuwe functionaliteiten zullen rond de zomer van 2016 worden uitgebracht:

• Moderne document bibliotheek ervaring
• Mobiele app voor iOS
• SharePoint home in Office 365
• Moderne lijst ervaring
• Site activity en insights in de site inhoud pagina

En later in het jaar 2016:

• Mobiele app voor Windows en Android
• Integratie teamsites en groups
• Simpele snelle site creatie
• Moderne pagina’s ervaring
• Team en organisatie nieuws en aankondigingen
• PowerApps en Flow integratie met SharePoint

SharePoint Framework

Een sterk punt van SharePoint is dat het wereldwijd gebruikt wordt als ontwikkelplatform voor vele specifieke oplossingen. Gezien de snelle ontwikkelingen die elkaar opvolgen op het gebied van softwareontwikkeling is het ook niet verwonderlijk dat SharePoint hierin mee zal gaan.

Het SharePoint Framework bestaat uit een pagina en webpart model wat volledige ondersteuning biedt aan client side development met behulp van open source tooling en Microsoft Graph. Dit nieuwe Framework stelt ontwikkelaars in staat om op basis van moderne JavaScripts en Web templates oplossingen te bouwen. Het is de bedoeling dat Microsoft zo de weg wil vrijmaken om ontwikkelaars vrijheid te geven in de keuze van veelgebruikte tooling en open source initiatieven.

In het derde kwartaal van 2016 zullen verschijnen:

• The Files API on Microsoft Graph
• Webhooks (preview)
• Client side web parts for existing pages (preview)

En tegen het einde van 2016:

• The Sites API on Microsoft Graph
• Webhooks (GA)
• Custom sites on the SharePoint Framework

Security, Privacy & Compliance

De huidige aandacht die Microsoft momenteel geeft aan (online) security van SharePoint
zal in de loop van het jaar 2016 worden uitgebreid met: Dynamic Conditional Access Policies.
Hiermee wordt het mogelijk om dynamisch toegang tot informatie geven op basis van identiteit,
de app of gebruikt apparaat en netwerk locatie. Dit geld zowel voor Office 365 als voor de
on-premise variant. Standaard zal deze functionaliteit worden uitgerust met een 80 tal voor
gedefinieerde instructies met betrekking tot gevoelige informatie. Het is mogelijk om deze
instructie set met eigen definities uit te breiden. Daarnaast is de verwachting dat tegen het
einde van het jaar 2016 het mogelijk moet worden om met een eigen encryptie sleutel in
SharePoint opgeslagen data te beveiligen.

Op dit moment bevat SharePoint de volgende beveiliging mechanismen:

• Customer Lockbox
• DLP, Mobile Device Management (MDM) en mobile application management (MAM)
• Whitelist en blacklist domeinen met betrekking tot extern delen

Rond de zomerperiode van 2016 kunnen we verwachten:

• Dynamic Conditional Access Policies

En tegen het einde van het jaar 2016 zullen verschijnen:

• Nieuwe datacenters in Duitsland en Canada
• Bring your own encryption key
• Granular Access controls
• Site classification
• Hybride SharePoint insights (preview)

Bekijk hier de video van Navjot Virk met betrekking tot security, privacy & compliance

SharePoint en digitaal vergaderen deel 4

update 17-5-2016: een YouTube video van de definitieve oplossing staat hier!

Samenhang in het SharePoint digitaal vergaderen sjabloon

Naarmate er door diverse klanten meer gebruik gemaakt ging worden van het digitaal vergaderen sjabloon werden er ook steeds meer eisen gesteld aan de werking hiervan. Het belangrijkste onderdeel wat feitelijk nog miste was om een volledige samenhang te hebben tussen alle verschillende onderdelen.

De kolom ‘vergaderdatum’ kwam in alle onderdelen terug en daar kon dus ook op worden gefilterd. In de praktijk betekende dit dat als een specifieke vergaderdatum werd geselecteerd dat alle daaraan gerelateerde agendapunten, documenten en taken konden worden getoond. Bij het aanmaken van een nieuw agendapunt moesten de documenten, taken, e.d. met de hand worden gekoppeld. Naarmate de lijst met vergaderdata groeide hoe arbeidsintensiever het werd om de juiste onderdelen te koppelen. Daarnaast was het ook een foutgevoelige procedure. We waren echter al een aardig eind op weg. Het was nu echter zaak om de benodigde functionaliteiten in te bouwen. Hierbij ging het met name om de volgende aspecten:

functionele eisen

  • De mogelijkheid hebben om een reeks vergaderingen in te plannen. De standaard ‘terugkerende afspraak plannen’ in de SharePoint agenda bleek niet goed te werken aangezien alle aangemaakte items hetzelfde ID hebben. Hierdoor is het filteren en koppelen van onderdelen aan een specifieke datum zeer lastig.
  • Er moet een agenda met hoofdpunten kunnen worden gemaakt die automatisch klaarstaat op het moment dat een nieuwe vergaderdatum wordt gepland.
  • De vaste hoofdpunten moeten op hun beurt weer kunnen beschikken over vaste en variabele sub punten. Deze items moeten dus telkens automatisch worden aangemaakt op het moment dat er een nieuwe vergadering wordt gepland.
  • Bij het aanmaken van een nieuw agendapunt moet automatisch het bovenliggende hoofdpunt en de vergaderdatum worden meegegeven als metadata.
  • Bij het weergeven van een agendapunt moeten alle gerelateerde onderdelen zoals documenten en taken direct worden getoond.

Om dit artikel enigszins beknopt te houden benoem ik hierboven niet alle functionele zaken die zijn opgenomen in het sjabloon, maar alleen de belangrijkste.

Met de standaard SharePoint functionaliteit bleken vele van deze punten niet zomaar realiseerbaar. Door middel van het gebruik van Javascript in combinatie met veelal standaard Jquery componenten kon dit echter wel worden bereikt.

SharePoint vergadersjabloon versie 1
SharePoint vergadersjabloon versie 1

Vanuit functioneel oogpunt hadden wij nu een digitaal vergaderen sjabloon ontwikkeld dat feitelijk aan de meest belangrijkste eisen van klanten voldeed. Daarnaast was het sjabloon in vergelijk tot het originele SharePoint 2010 sjabloon in vele opzichten veel beter geworden.

De volgende stap die is genomen is om de look & feel te verbeteren zodat het vergadersjabloon meer aanvoelt als een echte applicatie voor de gebruiker. Voor de meeste zaken is hiervoor gebruik gemaakt van CSS. Daarnaast zijn er stapsgewijs steeds meer nieuwe functionaliteiten aan toegevoegd waarvan de belangrijkste is dat er direct notulen kunnen worden gemaakt bij het desbetreffende agendapunt. Deze notulen kunnen vervolgens in een compleet verslag worden getoond aan de gebruiker en desgewenst worden geëxporteerd naar MS Word.

standaard maar met nuance

Het leuke van het implementeren van ons digitaal vergaderen sjabloon is dat je telkens bij klanten weer nieuwe inzichten krijgt. Het gaat namelijk verder dan enkel een tool ter beschikking stellen waarmee vergaderstukken kunnen worden gedeeld met de deelnemers. Eigenlijk gaat het erom dat je mensen helpt om hun werk sneller en slimmer te doen en waar mogelijk bepaalde processen volledig te automatiseren. Dan blijkt ook dat iedere organisatie toch net weer even een andere manier van werken heeft. Dat is soms gerelateerd aan bedrijfscultuur, maar het kan ook te maken hebben met de manier waarop een organisatie vergaderd. Soms zijn vergaderingen voornamelijk ‘actiepunt’ gedreven en komt er nauwelijks een document aan te pas. Maar ook kunnen vergaderingen een ‘formeel’ karakter hebben waarbij er over het algemeen veel meer met documenten gewerkt wordt. Het SharePoint vergadersjabloon zoals we dat nu hebben gerealiseerd is direct inzetbaar zonder enige aanpassing. Dat is ook altijd de boodschap die we tijdens een eerste demonstratie bezoek achterlaten. In de praktijk blijkt echter altijd dat de gebruikers ontzettend gelukkig worden van kleine, organisatie specifieke, aanpassingen die het in hun ogen net even helemaal af maken.

SharePoint vergadersjabloon versie 2
SharePoint vergadersjabloon versie 2

 

meer informatie

Op Slidershare staat een presentatie waarin alle functies van het SharePoint digitaal vergaderen sjabloon worden uitgelicht.
Klik hier om deze te bekijken.

Een persoonlijke demonstratie kan natuurlijk ook.
Klik hier om contact met Arrix op te nemen voor het maken van een afspraak

SharePoint en digitaal vergaderen deel 3

update 17-5-2016: een YouTube video van de definitieve oplossing staat hier!

Leren presenteren

Wat mij uit de voorgaande projecten met betrekking tot digitaal vergaderen duidelijk is geworden is dat, de in de regel doorgewinterde secretaresses, hun werk willen automatiseren en niet enkel vergaderdocumenten op een centrale plaats á la dropbox willen plaatsen. Daarnaast heb ik geleerd dat de tablet die veelvuldig gebruikt wordt om de documenten te ontsluiten vaak ten onrechte een grote rol inneemt tijdens het overleg. In plaats van de focus te richten op de gespreksonderwerpen en de tafelgenoten, is men veelvuldig bezig met de tablet en alle technische aspecten die daar vaak omheen hangen. Er zijn personen die zeer resultaat gericht te werk gaan en enkel hun documenten willen raadplegen, maar er zijn er ook bij die bijna voortdurend allerhande apps en annotatie tools aan het uitproberen zijn en daarbij een eigen werkwijze creëren waar het secretariaat maar mee om moet zien te gaan.

digitaal vergaderen op een groot scherm

Naar mijn mening moet de aandacht juist op het overleg zelf gericht zijn en veel minder op de tools die daarnaast worden gebruikt als het om digitaal vergaderen gaat. Vanuit die gedachte ben ik bij het volgende project wat zich aandiende de focus meer gaan leggen op de informatie die SharePoint dient te tonen. In de voorgaande projecten vervulde SharePoint voornamelijk alleen de rol van centrale opslagplaats van documenten. Nu zou ik het wederom anders gaan aanpakken. Ik maakte kennis met een organisatie waar eigenlijk in iedere vergaderzaal een groot TV scherm aanwezig was. Zou het niet veel beter zijn om dit scherm te gebruiken om de agenda op te presenteren? Het betekende echter dat ik een SharePoint pagina moest maken waarop alle relevante informatie voor dat overleg in één oogopslag op te vinden waren. Feitelijk maakt het niet zoveel uit of hiervoor een beamer of TV scherm wordt gebruikt. Ik moet zeggen dat een groot TV scherm in de meeste gevallen een betere beeld kwaliteit heeft. Daarnaast is er vaak minder ‘gedoe’ met betrekking tot het aansluiten van kabels e.d.
Het is overigens wel belangrijk dat de persoon die de vergadering voorzit en dus het scherm bediend ook niet diegene is die moet notuleren.

De pagina bestond uit de volgende onderdelen:

  • Een webpart met daarop de ingebrachte punten gefilterd op eerst volgende vergaderdatum
  • Een webpart met de doorlopende actielijst
  • Een webpart met de vergaderdata en hun locatie
  • Een webpart met de documenten gegroepeerd per vergaderdatum in een map
Vergaderoverzichtspagina
Vergaderoverzichtspagina

Ik had nu bereikt dat iedereen naar dezelfde informatie keek en dat de voorzitter van het overleg desgewenst de agendapunten en taken direct kon bijwerken. Dit werd door veel gebruikers als grote winst gezien en het was vaak ook hun eerste kennismaking met SharePoint zelf.

Lijsten weergeven als tabbladen.

Een andere klant die feitelijk van hetzelfde digitaal vergaderen sjabloon gebruik maakte vond de pagina die ik gemaakt had echter onoverzichtelijk. Er werd teveel informatie tegelijk getoond. Ik had het idee om de lijsten weer te geven als tabbladen. Hierdoor bleef de pagina veel overzichtelijker en kon de voorzitter alleen dat onderdeel openen wat op dat moment relevant was. Dit was ook mijn eerste kennismaking met Javascripting en Jquery. Want zoals het vaak met SharePoint oplossingen het geval is: out-of-the-box is het vaak nét niet of de functionaliteit die je nodig hebt is gewoonweg niet aanwezig. Dan begint dus de zoektocht.

Het zoeken duurde niet lang. Een collega ontwikkelaar zag hoe ik steeds meer en meer begon te worstelen met de beperkingen van SharePoint (plus mijn gebrek aan kennis!) en bood hulp om het vergadersjabloon, want zo was ik het begonnen te noemen, verder te ontwikkelen.

vergaderoverzichtspagina met tabs
vergaderoverzichtspagina met tabs

 

 

OneDrive voor bedrijven: Wat kan ik ermee?

Het is alweer enkele maanden geleden dat ik samen met Kiril Matev van Infragistics spreker was op het Unity Connect evenement in Amsterdam. Onlangs had ik de presentatie die we destijds gegeven hebben even nodig en ik realiseerde me dat deze nog steeds erg actueel is en dit ook nog wel even blijft. De presentatie gaat over de manier waarop je SharePoint oplossingen op een ‘aanraak vriendelijke manier’ kunt gebruiken op een iPad. De mensen die wel eens een SharePointsite op een iPad hebben geopend weten dat de ervaring vaak ondermaats is. In de eerste instantie komt dit vanwege het feit dat SharePoint sites standaard niet responsive zijn en dus niet meeschalen met het beeldscherm formaat. Daarnaast zijn de vele buttons en links die je op een SharePoint pagina tegenkomt vaak niet goed met je vinger te bedienen. Ook zul je altijd een internetverbinding nodig hebben om documenten te kunnen raadplegen. In de meeste gevallen is dat tegenwoordig geen probleem meer, maar er zijn branches of situaties denkbaar waarbij een stabiele internetverbinding niet altijd voorhanden is. SharePoint sync? (oftewel: OneDrive for Business) Het antwoord van Microsoft op de vraag hoe je documenten lokaal beschikbaar kunt maken op je tablet of laptop voor offline gebruik heet OneDrive for Business. Een verwarrende naam aangezien Microsoft meerdere producten heeft met de naam OneDrive daarin. Vanuit mijn rol als SharePoint consultant raad ik het gebruik hiervan eigenlijk altijd af. Met meerdere personen vanuit een organisatie gezamenlijk één SharePoint bibliotheek synchroniseren waar een ieder wijzigingen in doorvoert is vragen om problemen.

Wat zijn de verschillende producten waar de naam OneDrive in voorkomt?

OneDrive

Op de eerste plaats is daar OneDrive wat deel uitmaakt van je Live, Hotmail of Outlook.com e-mail adres. Het is een online opslagplaats waar je documenten, foto’s en andere bestanden in op kunt slaan. Dit is een persoonlijk account en heeft verder helemaal niets met je Office365 of SharePoint omgeving te maken. Het is alleen voor jou privé bedoeld.

OneDrive privé
OneDrive privé

OneDrive voor Bedrijven

Als je gebruik maakt van Office365 en SharePoint dan beschik je ook over een OneDrive voor bedrijven account. Het grote verschil met de vorige versie is dat deze deel uitmaakt van de zakelijke Office365 omgeving. Dit account is dus niet van jou privé maar wordt feitelijk beheert vanuit de organisatie die Office365 beschikbaar stelt voor jou. Op het moment dat je deze organisatie zou verlaten dan kan de beheerder zichzelf toegang verschaffen tot de gegevens die je hebt opgeslagen in je OneDrive voor Bedrijven account. In de regel wordt OneDrive voor bedrijven vaak gebruikt door werknemers van organisaties om (semi) zakelijke bestanden in op te slaan zodat men hier vanuit huis verder aan kan werken bijvoorbeeld. Ook kun je vanuit OneDrive voor Bedrijven bestanden eenvoudig delen met collega’s zonder dat je daar specifieke ICT kennis voor nodig hebt. De werkgever faciliteert hiermee feitelijk dat je ongeacht je locatie kunt werken aan bestanden. Je hoeft bestanden niet mee te nemen op een USB stick of naar jezelf te e-mailen.

OneDrive voor Bedrijven
OneDrive voor Bedrijven

OneDrive synchronisatie

Op het moment dat je bestanden uit je OneDrive voor Bedrijven of een SharePoint bibliotheek met je laptop wilt synchroniseren zodat deze ook voor offline gebruik beschikbaar zijn, dan gebruik je de OneDrive synchronisatie. Deze synchronisatie kun je starten door vanuit de betreffende documentenbibliotheek in SharePoint of OneDrive voor Bedrijven te klikken op het ‘sync’ icoon wat je in de werkbalk boven de documentenbibliotheek ziet. Zodra je hierop klikt dan zal het OneDrive synchronisatie programma worden gestart wat op je werkstation of laptop geïnstalleerd staat. Indien deze functie niet aanwezig is kan het zijn dat de beheerder van de omgeving deze functionaliteit uitgezet heeft voor de desbetreffende SharePoint bibliotheek.

onedrive3
OneDrive synchronisatie vanuit SharePoint

 

De OneDrive synchronisatie is dus een kleine applicatie die geinstalleerd wordt op je eigen PC, laptop of Windows tablet. Het programma zorgt ervoor dat de bestanden uit de desbetreffende OneDrive voor Bedrijven of SharePoint bibliotheek lokaal op je computer worden opgeslagen zodat je deze ook kunt openen en bewerken zonder dat er een internetverbinding aanwezig is. Je kunt controleren of dit programma gestart is door de systemtray rechtsonder op de taakbalk te openen. Het is dus ook heel goed mogelijk dat je hier zowel de OneDrive van je privé e-mail account aantreft naast de OneDrive voor Bedrijven synchronisatie.

Het is voor veel gebruikers verwarrend om twee OneDrive iconen te zien in hun systemtray.

De eerste is te herkennen aan het witte wolkje en de tweede aan het blauwe wolkje.
Als er synchronistie problemen zijn dan kun je op het desbtreffende wolkje met de rechter muisknop klikken op de het menu met de opties en instellingen te openen. Ook kan er een probleem ontstaan met de Office upload applicatie. Deze is te herkennen aan het oranje icoon met de witte pijl. Als er dus synchronisatie problemen zijn dan is het zaak om eerst te onderzoeken of deze programma’s een melding gegenereerd hebben.

 

OneDrive in de systemtray
OneDrive in de systemtray

Op het moment dat de synchronisatie start dan zie je de bestanden binnen komen via Windows verkenner. Ook zie je dan heel duidelijk het onderscheid tussen de OneDrive privé en de OneDrive voor Bedrijven omgeving. Deze worden in de Windows verkenner gescheiden weergegeven. (zie onderstaande schermafbeelding).
Wanneer  mapjes een groen vinkje bevatten dan betekend dit dat deze mappen up to date zijn. Zodra je een rood bolletje met een wit kruis ziet, dan is er een probleem en zul je in de map moeten kijken welk bestand het probleem veroorzaakt en dit handmatig moeten oplossen.

 

OneDrive bestanden zichtbaar in Windows verkenner
OneDrive bestanden zichtbaar in Windows verkenner

wat zijn de beperkingen?

Dit artikel richt zich voornamelijk op OneDrive voor Bedrijven. Om deze vraag te kunnen beantwoorden is het dus op de eerste belangrijk de verschillen tussen de bovengenoemde producten te weten. Er is feitelijk geen enkel bezwaar om documenten in de clouddiensten van Microsoft op te slaan. Hiermee hebben we het dus over OneDrive en OneDrive voor bedrijven. Anders wordt het met de synchronisatie tool die de bestanden voor offline gebruik beschikbaar maakt op je computer. De grootste nadelen op een rij:

  • Extra SharePoint metadata wordt niet mee gesynchroniseerd.
    Dit betekend dat je documenten bibliotheek er veel onoverzichtelijker uit kan zien op je computer omdat alle bestanden feitelijk op één hoop worden gegooid.
  • Het is alles of niets!
    In SharePoint kun je filters instellen op documentenbibliotheken zodat je alleen de voor jou relevante documenten ziet. In een bibliotheek met honderden bestanden is dat zelfs een must. Maar de synchronisatie houd geen rekening met jouw wensen en zet de complete bibliotheek ook lokaal op je computer waarbij het overzicht dus ver te zoeken is.
  • Met meerdere personen één bibliotheek synchroniseren is vragen om problemen.
    Een bedrijf wat meerdere medewerkers een SharePoint bibliotheek laat synchroniseren kan vroeg of laat grote problemen verwachten. Stel je de situatie voor dat meerdere mensen offline tegelijk hetzelfde document gaan bewerken. De laatste versie die terug wordt geupload naar SharePoint ‘wint’ wat dus betekend dat de andere wijzigingen verdwenen zijn.
  • SharePoint lijsten kunnen niet worden gesynchroniseerd.
    Een SharePoint oplossing bevat vaak meer dan alleen documenten. Andere lijsttypen kunnen niet worden gesynchroniseerd en kunnen dus ook niet offline worden gebruikt.

Advies

Feitelijk komt het erop neer dat het synchroniseren van een SharePoint bibliotheek met meerdere personen een slecht plan is. Dit gaat vroeg of laat tot onvoorziene problemen leiden. Het blijft dan beter om deze documentbibliotheken enkel online te benaderen via de webbrowser. Het synchroniseren van je OneDrive for Bedrijven documenten voor offline gebruik is daarentegen prima te doen zolang je regelmatig controleert of er geen conflicten optreden. Op het moment dat het belangrijk voor je wordt dat je aanvullende metadata wat is opgeslagen in SharePoint kolommen of termensets ook voor offline gebruik zichtbaar maakt dan is de OneDrive synchronisatie tool ontoereikend. In SharePoint aangemaakte kolommen en weergaven worden immers niet mee gesynchroniseerd waardoor je al snel het totale overzicht verliest. Ook wanneer je veelvuldig werkt vanuit Outlook of de Windows verkenner kan het voortdurend overschakelen naar de webbrowser storend zijn. De beste oplossing hiervoor is de Outlook plug-in van Harmon.ie (https://harmon.ie/) Hiermee is het mogelijk om in bulk bestanden direct vanuit de verkenners of vanuit Outlook te uploaden naar SharePoint waarbij ook direct termen kunnen worden gekoppeld aan de documenten. Harmon.ie maakt echter van de standaard OneDrive synchronisatie tool gebruikt waardoor je nog steeds niet in staat bent om de documenten met verrijkte metadata offline te bekijken en te bewerken. Deze tool maakt het leven echter al wel een stuk gemakkelijker als je belast bent met het veelvuldig opslaan van e-mail en documenten in SharePoint.

Extra metadata in kolommen & termensets

Op het moment dat het belangrijk voor je wordt dat je aanvullende metadata wat is opgeslagen in SharePoint kolommen of termensets ook voor offline gebruik zichtbaar maakt dan is de OneDrive synchronisatie tool ontoereikend. In SharePoint aangemaakte kolommen en weergaven worden immers niet mee gesynchroniseerd waardoor je al snel het totale overzicht verliest. Ook wanneer je veelvuldig werkt vanuit Outlook of de Windows verkenner kan het voortdurend overschakelen naar de webbrowser storend zijn. De beste oplossing hiervoor is de Outlook plug-in van Harmon.ie (https://harmon.ie/) Hiermee is het mogelijk om in bulk bestanden direct vanuit de verkenners of vanuit Outlook te uploaden naar SharePoint waarbij ook direct termen kunnen worden gekoppeld aan de documenten. Harmon.ie maakt echter van de standaard OneDrive synchronisatie tool gebruikt waardoor je nog steeds niet in staat bent om de documenten met verrijkte metadata offline te bekijken en te bewerken. Deze tool maakt het leven echter al wel een stuk gemakkelijker als je belast bent met het veelvuldig opslaan van e-mail en documenten in SharePoint.

 

Harmon.ie Outlook plug-in
Harmon.ie Outlook plug-in

En op tablets?

Om documenten bibliotheken ook offline te kunnen gebruiken op bijvoorbeeld een iPad is het programma SharePlus van Infragistics een prima keus. (http://www.infragistics.com/shareplus) Hiermee is het mogelijk om documentenbibliotheken te synchroniseren waarbij ook de aanvullende metadata in kolommen en weergaven mee gesynchroniseerd worden. Ook kun je bijvoorbeeld op basis van een specifieke weergave een synchronisatie instellen. Dit is met name handig als je enkel geïnteresseerd bent in documenten van een specifiek type en dus niet de complete bibliotheek voor offline gebruik naar je tablet toe wilt halen. In vergelijk tot de standaard OneDrive synchronisatie tool van Microsoft kent SharePlus vele extra mogelijkheden die eigenlijk onmisbaar zijn voor professionele gebruikers.

SharePlus en documenten
SharePlus en documenten