Microsoft Teams: een korte introductie

Microsoft Teams is een nieuw onderdeel van Office 365 waarmee een groep mensen (een team) snel met elkaar aan de slag kan om samen te werken aan documenten en projecten. Onlangs heeft Microsoft voor alle Office 365 Enterprise en Educatie klanten deze ‘Teams’ functionaliteit geactiveerd. Je kunt Teams het beste beschrijven als het Outlook voor de moderne wereld. Alleen is het dan nu geen e-mail wat als communicatiemiddel wordt gebruikt, maar is alle communicatie gebaseerd rondom een chat functionaliteit. Je kunt met een groep mensen samenwerken aan projecten en documenten en daarbij alle updates real-time met elkaar delen. Een belangrijk uitgangspunt hierbij is dus dat alle communicatie rondom het project of de documenten plaatsvinden via chat in plaats van e-mail. Het idee hierbij is dat de communicatie voor het gehele team toegankelijk is en niet ligt opgesloten in de e-mail box van één persoon. Naast Chat kun je ook direct video- vergaderen met je teamleden.

 

Microsoft Teams

Apps!

Teams bundelt al deze functionaliteiten in de webbrowser, mobiele apps voor smartphone & tablet en in een desktop applicatie waardoor je zonder gedoe snel toegang hebt tot alle Microsoft Team sites waar je lid van bent. In de regel werkt dit vaak net even prettiger dan via eenwebbrowser.

Als beheerder van een Team, kun je zelf bepalen welke onderdelen je wilt toevoegen aan je site. Standaard bevat deze de volgende onderdelen:

  • Chat voor communicatie In plaats van het rondsturen van e-mail en het CC-en van belanghebbenden, vind de communicatie plaats via Chat. Het grote voordeel hiervan is dat alles wat wordt gemeld rondom het project voor iedereen toegankelijk en terug te lezen is.
  • Bestand opslag
    Standaard wordt er een documentenbibliotheek aangemaakt waar documenten centraal in kunnen worden opgeslagen. Alle Teamleden hebben automatisch toegang hiertoe.
  • Wiki – notitie blok
    Dit kun je het beste vergelijken met een groot notitieblok waar alle leden van het team wetenswaardigheden en belangrijke informatie van het project in kunnen bijhouden.

Naast deze standaard elementen kunnen er ook nieuwe worden toegevoegd. Denk hierbij o.a. aan:

  • Een specifieke SharePoint bibliotheek die je nodig hebt voor je project
  • Een OneNote notitieblok
  • Of een projectenplanbord voor het bijhouden van taken.
  • Bots, die automatisch op basis van trefwoorden informatie voor jou zoeken of bijhouden.

Microsoft Teams versus de SharePoint teamsite.

De mensen die Office365 en SharePoint al iets langer gebruiken zal de naam ‘TeamSite’ bekend in de oren klinken. Dit standaard SharePoint sjabloon is al jarenlang standaard aanwezig en wordt ook door talloze organisaties steevast ingezet als groepen personen willen samenwerken. Wat maakt Microsoft Team nu zo anders? En wanneer gebruik ik dit in plaats van de ‘klassieke’ Sharepoint Teamsite?

Microsoft Teams 2

 

Het antwoord op deze vragen is niet voor alle organisaties eenduidig. Het hangt er namelijk vanaf welke plek Office 365 en dan voornamelijk SharePoint, inneemt in de organisatie.  Microsoft wil met de nieuwe Teams functionaliteit medewerkers van organisaties die Office 365 gebruiken een hoge mate van zelfredzaamheid geven als het gaat om online samenwerken.  Er is volledige vrijheid op het gebied van de te gebruiken componenten alsmede de aard van de bestanden die geplaatst kan worden. Dit geeft de medewerkers vrijheid met betrekking tot de manier van werken wat doorgaans als zeer prettig wordt ervaren. Er is immers geen inmenging nodig van een ICT medewerker die e.e.a. klaarzet, rechten instelt, gebruikers aanmaakt, etc.
Dit wordt nog eens versterkt doordat er voor zowel Windows, Apple en Android gratis functionele Team apps beschikbaar worden gesteld waardoor de medewerker ook echt de beleving heeft dat hij of zij volledig zelf de regie in handen heeft en niet via een standaard bedrijfs- intranet portaal naar informatie gestuurd wordt.

We lezen hierboven natuurlijk ook meteen het nadeel van Teams. Veel organisaties streven er namelijk naar om juist door middel van oplossingen, zoals SharePoint, eenduidigheid in de manier van werken in de organisatie te krijgen. In SharePoint kunnen we immers standaard sjablonen configureren voor bijvoorbeeld projectensites en kunnen gebruik maken van opgelegde termensets die gelden voor elk document wat wordt geplaatst in de documentenbibliotheek. Hierdoor ontstaat eenduidigheid. Dit komt de kwaliteit en het overzicht ten goede en het kan deel uitmaken van een specifiek beleid. Het gebruik van Teams lijkt dus nogal afbreuk te doen aan dit gegeven.  Of toch niet?

Creativiteit en de regie over het eigen werk houden

Microsoft heeft echter de afgelopen jaren sinds de introductie van Office 365, bijna 6 jaren geleden, uiteraard ook goed gekeken naar hoe mensen graag willen werken. De inlijving van Yammer binnen de Office 365 suite, de koppeling met Skype en de Groups functionaliteit die geïntegreerd is binnen Outlook zijn enkele voorbeelden van de evolutie die op het gebied van ‘samenwerken’ plaatsvind. Creativiteit en inventiviteit van medewerkers laat zich meestal moeilijk vangen in de vastomlijnde kaders die de organisatie oplegt in bijvoorbeeld een voor gedefinieerde SharePoint oplossing. Tevens zijn er vaak naast de officiële projecten, ook kortstondige samenwerkingsverbanden die een informeler karakter hebben. Geproduceerde documenten hebben geen archiefwaarde voor de organisatie en dienen enkel als opstap naar een officieel project of hebben een tijdelijk karakter.

Voor o.a. deze behoeften van medewerkers biedt Microsoft Teams uitkomst. Uiteraard zal het standpunt dat wordt ingenomen met betrekking tot het gebruik van Teams per organisatie verschillen.

Wanneer gebruik ik nu wat?

Het overzicht hieronder geeft een overzicht drie oplossingen binnen Office 365 die vaak gebruikt worden om informatie met collega’s te delen. Alhoewel onderstaande argumenten per onderdeel zeker niet voor elke organisatie van toepassing zullen zijn, geeft het wel een richting aan.

Microsoft Teams

Teamsite SharePoint OneDrive for Business

Ongestructureerde informatie die voor een groep personen in de organisatie van belang is.

Gestructureerde informatie die voor de gehele organisatie van belang is. Ongestructureerde, persoonlijke of semi-zakelijke informatie voor eigen gebruik.
Het team bepaald gezamenlijk de indeling. Dit kan iedere keer wisselend zijn. In de regel opgebouwd vanuit een standaard sjabloon die door de gehele organisatie gebruikt wordt. De gebruiker heeft de vrije hand m.b.t. de indeling.
De gebruiker die de Teamsite heeft   opgestart is ook de beheerder. ICT kan indien nodig bijsturen of het beheer overnemen. Wordt beheerd en geïnitieerd vanuit ICT of applicatiebeheer. Rechten worden ingesteld volgens een vaste matrix. De gebruiker bepaald zelf met wie er bestanden worden gedeeld.
Kan mogelijk deel uitmaken van het gekaderde ICT landschap. Maakt deel uit van het gekaderde ICT landschap. Heeft geen essentiële functie binnen het ICT landschap.
De geproduceerde inhoud kan archiefwaarde hebben indien een concreet product wordt opgeleverd. De inhoud heeft meestal archiefwaarde.

De verantwoording m.b.t. de inhoud ligt bij de gebruiker

Digitaal vergaderen met SharePoint

VoorkantDe afgelopen jaren zijn er vele artikelen verschenen met betrekking tot het onderwerp: “Digitaal vergaderen in SharePoint”. Microsoft leverde tot en met de SharePoint 2010 versie een standaard ‘vergadersjabloon’ mee, maar zijn daar vanaf versie 2013 mee gestopt. Voor vele organisaties was dat echter wel de eerste kennismaking met het digitaal managen van een vergadering. Microsoft zelf schreef hierover op hun productenblog dat men gebruikers van SharePoint en Office meer gebruik wil laten maken van de combinatie tussen Outlook, OneNote en SharePoint om vergaderingen digitaal te voeren. De functie van Outlook is vrij duidelijk, maar OneNote zal voor vele medewerkers op secretariaten wellicht nog niet ontdekt zijn tussen de Microsoft Office applicaties. In de basis komt het erop neer dat OneNote een notitieblok is die kan worden opgeslagen op een SharePoint locatie of OneDrive. Hierdoor is de inhoud van het notitieblok met anderen te delen en kan er beter worden samengewerkt. In sommige scenario’s is dit een prima oplossing.

 

Een zeer groot nadeel van OneNote is echter dat de informatie op een ongestructureerde wijze wordt opgeslagen. Dit betekent dat er grote discipline nodig is om ervoor te zorgen dat formele vergaderingen telkens op exact dezelfde wijze worden getoond aan de vergader deelnemers. Een ander groot nadeel dat OneNote geen koppelingen kent met andere SharePoint onderdelen zoals taaklijsten en documentbibliotheken.
afbeelding-1
Organisaties zijn genoodzaakt om afscheid te nemen van de SharePoint 2010 meeting workspaces aangezien SharePoint 2010 niet meer ondersteund wordt. In SharePoint 2013, 2016 en Office365 is dit sjabloon niet meer aanwezig.

Waarom digitaal vergaderen met SharePoint? Naast SharePoint zijn er vele apps te vinden in de appsstore van Apple en Android die het mogelijk maken om vergaderstukken en agenda’s digitaal te delen met leden van een overleg. Het grootste nadeel van veel van deze apps is dat deze feitelijk een documentenomgeving creëren naast de bestaande SharePoint omgeving. Documenten moeten dan van de ene omgeving naar de andere omgeving worden gekopieerd. Daarnaast gebeurt het regelmatig dat een vergadering een onderdeel is van bijvoorbeeld een project waarbij ook projectdocumenten worden geproduceerd. Uiteindelijk wil je alle relevante informatie bij elkaar terug zien vanuit één veilige locatie en niet willen zoeken in verschillende apps. De SharePoint gedachte is: “werken vanuit één veilige centrale database”. Met name om deze reden leent SharePoint zich dus uitstekend om vergaderstukken te delen. Alle deelnemers kijken naar, en werken immers vanuit dezelfde informatie.

 

OneNote en SharePoint?

Zoals hierboven reeds geschreven neemt OneNote volgens Microsoft een belangrijk plek in. OneNote en SharePoint hebben eigenlijk een haat-liefde verhouding met elkaar. SharePoint is gericht op vaste structuren en patronen, terwijl OneNote de gebruiker alle vrijheid geeft om een eigen invulling te geven aan de inhoud van een notitieblok. Een OneNote notitieblok wat je met een team wilt gebruiken om samen te brainstormen en wat je dus opslaat op een SharePoint omgeving waar je ook officiële documenten en taken bijhoudt kan een gouden combinatie zijn.

Voor vergaderingen is dat niet altijd het geval. Zeker de meer formele vergaderingen kennen in de regel een vaste structuur. Ook notulen zijn dan onderhevig aan het feit dat ze uniform opgemaakt en archiefwaardig moeten zijn. Het volledig open en vrije karakter van OneNote schiet voor dit doeleinde dus veelal te kort.

Vergaderen met SharePoint: welke onderdelen heb ik nodig? Een vergadering bestaat in de regel uit de volgende onderdelen:

  • Een vergaderdatum
  • Agendapunten
  • Taken
  • Besluiten
  • Notulen

Nu is het relatief eenvoudig om in SharePoint een teamsite te maken en daarop de desbetreffende lijsten en bibliotheken te installeren. Wat dan echter ontbreekt is de samenhang tussen bovenstaande onderdelen. Een agendapunt is veelal verbonden met een datum, en een document weer met een agendapunt. Idealiter zou je alle informatie welke bij een agendapunt hoort in één overzicht willen zien. Standaard kun je in SharePoint met filters werken, maar dan moet je dus achteraf aangeven bij welk agendapunt een specifiek document hoort. Dit is niet alleen onhandig, maar ook nog eens foutgevoelig. Daarnaast wordt het een steeds lasterige opgave aangezien het aantal agendapunten en documenten in de loop der tijd enorm zal toenemen.

 

De evolutie van het nieuwe SharePoint vergadersjabloon

De afgelopen jaren ben ik veelvuldig betrokken geweest bij het inrichten van digitale vergaderomgevingen op basis van SharePoint. Tijdens deze projecten kwamen de volgende vanuit de diverse organisatie veelvuldig naar voren:

  • Er is behoefte aan een uniform vergadersjabloon voor de gehele organisatie. Iedereen moet op dezelfde manier kunnen werken.
  • Het sjabloon moet aan te passen zijn aan specifieke eisen en wensen van de organisatie. Geen organisatiecultuur is hetzelfde. Het opnemen van specifieke eisen en wensen is een must.
  • Documenten en andere informatie moet worden opgeslagen op de eigen server locatie. Het verplaatsen van bedrijfsgevoelige informatie naar een externe App / andere (cloud)dienst is niet wenselijk.
  • Het sjabloon moet kunnen worden opgenomen in de eigen SharePoint omgeving. Dit moet zowel online als on-premise kunnen, ongeacht de SharePoint versie. (standaard of Enterprise)

Uiteindelijk hebben de ervaringen, welke zijn opgedaan tijdens de verschillende projecten, geresulteerd in een sjabloon die aansluit bij de eisen en wensen van vele klanten.

De oplossing zoals deze nu is gerealiseerd is volledig gebaseerd op standaard SharePoint functionaliteit zonder dat daarbij aanvullend maatwerk geïnstalleerd hoeft te worden. Er worden geen aanpassingen gedaan aan standaard masterpages of andere bestanden. Alleen specifieke opmaak en functionaliteiten worden aangeroepen vanuit een meegeleverd CSS bestand(cascading style sheet) en een query bestand, die in de siteactiva worden opgeslagen.

afbeelding-2
Vergadersjabloon voor SharePoint 2013, 2016 en online.

 

De hoofdfunctionaliteiten van het Arrix vergadersjabloon

Gebruikersinterface:

  • Er is speciale presentatie weergave die is geoptimaliseerd voor weergave op een beamer of TV scherm.
  • Er is standaard een gebruikers- en een beheerders weergave.
  • De gebruikers zien standaard een landingspagina die de eerstvolgende agenda en andere relevante informatie toont.
  • De gebruiker ziet in een lijst een overzicht van alle eigen ingebrachte agendapunten.

Hoofdfunctionaliteiten:

  • Er kunnen repeterende agenda’s met vaste hoofdpunten worden gemaakt.
  • Daarnaast kunnen er vaste en variabele sub punten worden toegevoegd aan de agenda.
  • Aan een agendapunt kunnen documenten, taken en besluiten worden gekoppeld.
  • De leden kunnen hun eigen agendapunten toevoegen. Deze kunnen vervolgens worden goedgekeurd door de beheerder alvorens ze definitief op de agenda komen.
  • Notulen kunnen ten tijde van de vergadering direct worden vastgelegd bij het desbetreffende agendapunt. Vervolgens kunnen de notulen na afloop van de vergadering in één keer naar Word kunnen worden geëxporteerd.

Video met uitleg basis functies

(meer…)

De toekomst van SharePoint

De toekomst van SharePoint

Op woensdag 4 mei j.l. vond er in San Francisco een Microsoft evenement plaats
met de naam: ‘ The Future of SharePoint ’.Tijdens dit evenement is bekend gemaakt welke
nieuwe ontwikkelingen op stapel staan voor het samenwerkingsplatform en Office 365 van Microsoft.

De cijfers

Meer dan 200.000 organisaties maken gebruik van SharePoint waarbij zij ondersteuning ontvangen van ruim 50.000 partners. 1 miljoen ontwikkelaars zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een $ 10 miljardecosysteem met betrekking tot specifieke oplossingen. Met een leeftijd van 15 jaar heeft
SharePoint de tand des tijdsdoorstaan en vele veranderingen op het gebied van ICT innovatie overleefd. De stap naar de cloud onder de Office 365 paraplu is daarbij wellicht nog de grootste stap geweest. Het beste moet echter nog komen volgens Microsoft.

SP1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

“We are continuing to advance SharePoint, OneDrive and the entire Office 365 service in ways that
make productivity even more collaborative, intelligent, mobile and trustworthy.” —Satya Nadella

De topman van Microsoft heeft het volste vertrouwen in de toekomst en is van mening dat dit product,  in combinatie met Office 365, een van de belangrijkste pijlers voor de toekomst van het bedrijf op het gebied van cloud zal blijven. Daarbij moet meteen worden gezegd dat ondanks het feit dat Microsoft op het gebied van nieuwe SharePoint functionaliteiten een ‘cloud first’ strategie hanteert, de on-premise variant van SharePoint zeker niet vergeten zal worden.De nieuwe SharePoint 2016 versie is op het moment van schrijven beschikbaar gekomen voor organisaties. Nieuwe onderdelen die in de online Office 365 variant stapsgewijs worden uitgerold zullen via ‘feature packs’ beschikbaar komen voor de on-premise variant.

SharePoint Mobile App

Eén van de belangrijkste nieuwsfeiten is de lancering van een heuse SharePointApp voor Android, iOS en Windows smartphones. Met deze app moet het mogelijk worden om alle intranet functionaliteiten die SharePoint standaard te bieden heeft op een gebruikersvriendelijke manier
te ontsluiten naar een smartphone. Hierdoor heeft de SharePoint gebruiker alle benodigde informatie altijd voorhanden ongeacht de locatie. De App wordt in mei 2016 als eerste beschikbaar gesteld voor de iPhone (iOS) en in de daaropvolgende maanden voor Android en Windows phone.

SP2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Het mobiele en intelligente intranet

Met de nieuwe App zal het mogelijk worden om informatie wat is opgeslagen in Office365 op een snelle en mobiel-gebruikersvriendelijke manier te ontsluiten naar smartphones. Dat is een onderdeel waar Microsoft tot op heden zelf geen goede oplossing voor had. Met de komst van een volwaardige app zal het voor bedrijven die gebruik maken van Office365 en SharePoint eenvoudiger worden om alle relevante informatie binnen handbereik te hebben. Sites en pagina’s zullen standaard de beschikking krijgen over betere opmaak mogelijkheden om belangrijke informatie uit te lichten. Informatie en sites zullen op een dynamische manier worden getoond aan de gebruiker.

Bekijk hier de video van Andy Haon met betrekking tot de nieuwe App.

SharePoint Home

Een volledig nieuwe Office 365 SharePoint startpagina zal de komende maanden worden uitgerold naar alle klanten. Deze nieuwe pagina heeft een verbeterde weergave van alle sites die gevolgd worden door de gebruiker. Tevens zijn in de site-tegels meteen de laatste updates te lezen van de desbetreffende sites. Deze vernieuwde weergave heeft de mogelijkheid om zowel de online als de on-premise omgeving te tonen in het geval er sprake is van een hybride installatie.

SP&

Moderne team sites

De teamsite is altijd al het hart geweest in SharePoint als het gaat om samenwerken. Het is ongetwijfeld het meest gebruikte standaard SharePoint sjabloon. Daarnaast is het in de regel ook de eerste site die de gebruikers zien na activatie van een nieuwe SharePoint omgeving aangezien de eerste sitecollectie standaard is aangemaakt op basis van het teamsite sjabloon. Een teamsite stelt een team van mensen in staat om documenten onderling uit te wisselen. Enige tijd geleden heeft Microsoft de ‘groups’ functionaliteit toegevoegd aan Office365. Hiermee kunnen gebruikers snel en eenvoudig zelf een gedeelde mailbox, agenda en documentenbibliotheek maken om samen te werken aan een klein project of een evenement organiseren. Microsoft gaat deze twee functionaliteiten samenvoegen in de nieuwe versie van de teamsite. Naast deze bundeling zal ook de grafische weergave van de teamsite stevig worden aangepakt. Een nieuwe aantrekkelijke teamsite homepage zal betere opmaak mogelijkheden te bieden hebben voor de gebruikers zodat zij zelf snel een aantrekkelijk ogende pagina kunnen maken die ook volledig responsive is.

SP4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Microsoft Flow en PowerApps

SharePoint lijsten geven de gebruiker de mogelijkheid om samen te werken en informatie centraal op te slaan. Met de komst van Microsoft Flow en PowerApps kan deze data worden gebruikt in Apps die specifiek voor een bepaald doeleinde binnen de organisatie worden gebouwd. Deze Apps kunnen direct worden uitgerold zonder tussenkomst van de iOS en Android appstores. Ook kan informatie uit andere softwarepakketten worden gecombineerd. Hierdoor kunnen organisaties krachtige op maat gemaakte apps creëren voor de in gebruik zijnde tablets en smartphones. Deze Apps zijn multi-platform (IOS, Android, Windows) en kunnen desgewenst ook vanaf bijvoorbeeld een teamsite worden gestart. Met Microsoft Flow kunnen werkstromen worden gebouwd die niet alleen gebruik maken van SharePoint data, maar ook gegevens uit andere softwarepakketten kunnen verwerken.

SP5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Roadmap mobiel en intelligent intranet 2016

De volgende nieuwe functionaliteiten zullen rond de zomer van 2016 worden uitgebracht:

• Moderne document bibliotheek ervaring
• Mobiele app voor iOS
• SharePoint home in Office 365
• Moderne lijst ervaring
• Site activity en insights in de site inhoud pagina

En later in het jaar 2016:

• Mobiele app voor Windows en Android
• Integratie teamsites en groups
• Simpele snelle site creatie
• Moderne pagina’s ervaring
• Team en organisatie nieuws en aankondigingen
• PowerApps en Flow integratie met SharePoint

SharePoint Framework

Een sterk punt van SharePoint is dat het wereldwijd gebruikt wordt als ontwikkelplatform voor vele specifieke oplossingen. Gezien de snelle ontwikkelingen die elkaar opvolgen op het gebied van softwareontwikkeling is het ook niet verwonderlijk dat SharePoint hierin mee zal gaan.

Het SharePoint Framework bestaat uit een pagina en webpart model wat volledige ondersteuning biedt aan client side development met behulp van open source tooling en Microsoft Graph. Dit nieuwe Framework stelt ontwikkelaars in staat om op basis van moderne JavaScripts en Web templates oplossingen te bouwen. Het is de bedoeling dat Microsoft zo de weg wil vrijmaken om ontwikkelaars vrijheid te geven in de keuze van veelgebruikte tooling en open source initiatieven.

In het derde kwartaal van 2016 zullen verschijnen:

• The Files API on Microsoft Graph
• Webhooks (preview)
• Client side web parts for existing pages (preview)

En tegen het einde van 2016:

• The Sites API on Microsoft Graph
• Webhooks (GA)
• Custom sites on the SharePoint Framework

Security, Privacy & Compliance

De huidige aandacht die Microsoft momenteel geeft aan (online) security van SharePoint
zal in de loop van het jaar 2016 worden uitgebreid met: Dynamic Conditional Access Policies.
Hiermee wordt het mogelijk om dynamisch toegang tot informatie geven op basis van identiteit,
de app of gebruikt apparaat en netwerk locatie. Dit geld zowel voor Office 365 als voor de
on-premise variant. Standaard zal deze functionaliteit worden uitgerust met een 80 tal voor
gedefinieerde instructies met betrekking tot gevoelige informatie. Het is mogelijk om deze
instructie set met eigen definities uit te breiden. Daarnaast is de verwachting dat tegen het
einde van het jaar 2016 het mogelijk moet worden om met een eigen encryptie sleutel in
SharePoint opgeslagen data te beveiligen.

Op dit moment bevat SharePoint de volgende beveiliging mechanismen:

• Customer Lockbox
• DLP, Mobile Device Management (MDM) en mobile application management (MAM)
• Whitelist en blacklist domeinen met betrekking tot extern delen

Rond de zomerperiode van 2016 kunnen we verwachten:

• Dynamic Conditional Access Policies

En tegen het einde van het jaar 2016 zullen verschijnen:

• Nieuwe datacenters in Duitsland en Canada
• Bring your own encryption key
• Granular Access controls
• Site classification
• Hybride SharePoint insights (preview)

Bekijk hier de video van Navjot Virk met betrekking tot security, privacy & compliance